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RAMPS: Stephen Deems (v), Dave Hart
MATCH: Shelley Knuth (v),
Alana RomanellaCONECT: Tim Boerner (v),
Leslie FroeschlMMS: Tom Furlani (v), Joe White
RP: Jeremy Fischer
EAB: Chuck Pavlovski
OpenCI: John Towns (v), Amit Majumdar, Lavanya Podila, Lisa Kaczmarczyk,
Shannon BradleyNSF: Sharon Geva, Puri Bangalore
Guest Speaker: NA
(v) indicates a voting member
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Stephen Deems
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Decisions made during the meeting:
Info |
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Parking Lot |
Agenda/Notes
Approval of summaries from prior EC meeting John Towns (5 mins)
EC Program Milestones John Towns (5 mins)
reviewed
Chuck to add more program milestones
Shannon to give permission to edit the tasks and also clean up the list - done
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EC Voting John Towns (20 mins)
EAB Charter: https://docs.google.com/document/d/1tavS7IzeLXjge63FW4jIIqe7IMdDOU58m9l_hiYjrUs/edit
John shares the previous process and the competency matrix created by Shawn
EAB charter - Approved
EC Charter: https://docs.google.com/document/d/1iq9Q5XCA2ntUx_ruthOuIIxogxm1HJGm0zVdFpsejEQ/edit#heading=h.vvsaks8e70ej
Discussion regarding the need for a rotating chair
The ACO-NSF Review Panel suggested that we have a rotating chair filling this role, part of this discussion is to respond to that recommendation.
There is an overlap in responsibilities between a voting member and a chair
Problem - Chair's responsibility to generate the EC agenda
A rotating chair will not fix that
Stephen mentions that we need to understand the responsibilities of this rotating chair
Tom mentioned if we're going to have a rotating chair that person should be passionate and driven to do this
Potential solution: Should the EC members, specifically the PIs take more ownership of the agenda?
John to draft an email to the EC regarding the differences between the responsibilities of a chair and a facilitator
EC Charter - Approved
DEI Plan: ACCESS DEI Plan v3 2024-09-19
Ag presented this plan during the quarterly meeting
ACCESS Democratization Plan - Approved
Confirm Dates for next Quarterly Meeting Lavanya Podila (5 mins)
1st week of December? Conflict with a NAIRR workshop
Note this will be a virtual meeting
Dates finalized: Monday, 9th Dec and Tuesday, 10th Dec
Lavanya to send a calendar hold to all ACCESS staff - done
EC Action Items from Quarterly Meetings John Towns (10 mins)
Will be reviewed next week
EC Meeting To Dos:
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Informational Items (10 mins)
RP Forum Jeremy Fischer
Allocations Stephen Deems
MATCH Shelley Knuth/Alana
CONECT Tim Boerner/Leslie
MMS Tom Furlani
OpenCI John Towns
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